Введение
Книга Использование Microsoft Excel 2002. Специальное издание является всеобъемлющим и полезным пособием по использованию Microsoft Excel 2002 - наиболее мощной и полной по своим возможностям программы электронных таблиц. Она вобрала многолетний опыт практического использования электронных таблиц Excel.
Независимо от того, планируете ли вы использовать данную книгу как пособие для решения практических задач и ознакомления с новыми возможностями Excel 2002 или собираетесь прочитать ее от корки до корки, было бы желательно, чтобы вы имели определенный опыт использования Excel предыдущих версий. Однако она будет полезна и новичкам, которые в первых главах смогут ознакомиться с базовыми концепциями электронных таблиц и основами самой программы Excel.
Если вы сейчас находитесь в книжном магазине, сравните данную книгу с другими книгами на эту же тему. Вы найдете, что материал книги Использование Microsoft Excel 2002. Специальное издание сопровождается более сложными примерами (причем взятыми из жизни), чем примеры в других книгах, продаваемых сегодня. Это следствие многолетнего экспериментирования с Microsoft Excel, а также успешного решения практических задач, которые мне довелось выполнять по заказу многих известных в Америке фирм.
Я уверен, что в этой книге вы найдете все, что необходимо для работы с замечательной программной электронных таблиц Excel.
Новые возможности Excel 2002
Чтобы на свет появилась Excel 2002, предыдущая версия программы Excel подверглась значительным доработкам. Некоторые нововведения являются общими для всего пакета Office XP, в то время как ряд новых функций был разработан именно для Excel.
Ниже перечислены все новые возможности и усовершенствования, которые появились в Excel 2002.
- Новая область задач в окне рабочей книги позволяет выполнять множество самых разнообразных задач - от возможности открыть последние используемые рабочие книги и до создания и сохранения Web-шаблонов, обновляемые при их открытии.
- Если щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлыке рабочего листа, откроется контекстное меню, с помощью которого вы получаете доступ к палитре цветов, где можно выбрать цвет для данного ярлыка. После выбора понравившегося вам цвета, ярлык будет иметь именно этот цвет.
- Возможность доступа к корпоративным данным позволяет создавать сводные таблицы на основе данных кубов OLAP и использовать технологии OLE DB, ActiveX Data Objects (ADO) и DAO Data Access Objects для доступа с помощью Excel к базам данных в среде SQL Server.
- Если файл с данными по каким-либо причинам оказался испорченным или совсем не открывается, имеется возможность извлечь из него данные и сохранить их с помощью нового средства Excel для восстановления документов.
- Новое средство обеспечения конфиденциальности позволяет создавать пароли длиной до 255 символов. Это надежно защитит вашу рабочую книгу.
- Новая панель Сводные таблицы в области задач заменила одноименную панель ин-струментов Excel 2000. Эта панель делает работу со сводными таблицами значительно более удобной, поскольку отображает полные названия всех полей.
- В Excel 2002 можно выбирать команды меню, кнопки панелей инструментов и параметры в диалоговых окнах, произнося их названия. Но эти технологии пока находятся в стадии становления и требуют дальнейшего совершенствования.
- Появилась возможность использовать в электронных таблицах любой язык, поддерживаемый средствами многоязычной поддержки, даже писать справа налево, как в арабском языке или иврите.
- На рабочих листах появились новые кнопки, которые называются "смарттеги" и позволяют выполнять дополнительные операции с введенными и внедренными данными.
- Новый буфер обмена похож на буфер обмена предыдущей версии Microsoft Office за исключением того, что он теперь расположен в области задач и позволяет просмотреть все содержащиеся в нем элементы.
- Excel 2002 позволяет создавать и выполнять Web-запросы и получать данные от Web-источников. Для этого используется усовершенствованный мастер запросов.
Как организована эта книга
Книга Использование Microsoft Excel 2002. Специальное издание разделена на логически упорядоченные части. Это упрощает поиск нужных сведений и позволяет эффективнее организовать работу с программой Excel.
Часть I. Основы
Главы 1, 2 и 3 познакомят читателей со средой Excel, новыми возможностями Excel 2002 и основами создания рабочих листов. Хотя данная книга предназначена для пользователей, уже имеющих определенные навыки работы с Excel, начинающие пользователи извлекут много полезного из этих глав, так как материал, собранный в них, является основой для дальнейшей работы с программой. В частности, здесь объясняется, как работать со смарттегами, которые появляются на рабочих листах при выполнении определенных действий.
Часть II. Форматирование и печать рабочих листов Excel
В главе 4 описаны средства форматирования числовых данных и дат, включая создание пользовательских форматов. Из главы 5 вы узнаете, как применять инструменты рисования и графические элементы для создания грамотно и профессионально оформленных таблиц данных. После этого будет описан процесс вывода на печать отдельных диапазонов данных, целых рабочих листов и всей рабочей книги.
Часть III. Использование формул и функций
В главах 6-16 рассказывается все о формулах и функциях Excel. Материал этой части начинается с описания азов построения формул и применения функций, далее представлены инструменты и средства, которые помогут создать любую нужную формулу или включить в свои расчеты встроенные функции Excel. Изложение сопровождается многочисленными примерами, взятыми из повседневной практики применения электронных таблиц.
Часть IV. Анализ и управление данными
В главах 17-19 внимание сосредоточено на средствах анализа данных и способах управления ими. Вы узнаете, как создавать базу данных, редактировать и сортировать списки и отображать только отдельные записи с помощью фильтров, как создавать отчеты, наилучшим образом отображающие имеющиеся данные. Описана автоматизация рабочих листов с помощью элементов управления, превращающих Excel в программу управления проектами.
Часть V. Создание и использование диаграмм
Материал глав 20-23 - это всеобъемлющий обзор всех заслуживающих внимания инструментов Excel для работы с диаграммами. Начав с построения простых гистограмм и круговых диаграмм и дойдя до методики наложения нескольких диаграмм, вы научитесь определять, какой тип диаграмм наилучшим образом сможет отобразить данные каждого конкретного типа, как управлять видом диаграмм и их содержимым для наиболее эффективного представления информации. Вы изучите профессиональные приемы создания диаграмм, выделяющихся как своим внешним видом, так и содержимым, представляющих сложные данные в доступной форме. Кроме того, вы узнаете, как использовать такие элементы управления, как раскрывающиеся списки и переключатели, для управления данными, на основе которых строятся диаграммы.
Часть VI. Использование Excel для управления бизнесом
В этой части (главы 24-27) описано, как создавать и управлять базами данных с помощью сводных таблиц. Показано, как воспользоваться новыми усовершенствованными возможностями сводных таблиц и сводных диаграмм для анализа данных. Рассматриваются средства анализа Analysis ToolPak и инструменты для решения простых и сложных деловых задач (глава 25). Только в этой книге вы узнаете о построении динамических диаграмм для отслеживания и управления последовательностью событий, для анализа рынка и планирования бизнес-стратегий (глава 26). В главе 27 речь идет о создании собственных функций, необходимых в повседневной работе.
Часть VII. Интеграция Excel с другими приложениями
В главах этой части рассматривается, как использовать данные Excel в документах, презентациях и таблицах других приложений и как использовать содержимое документов Word, PowerPoint или Access в рабочих листах Excel. В главе 29 подробно описаны возможности доступа Excel к базам данных и получения данных из Internet. Вы узнаете о создании запросов и получении данных из Access и других баз данных. Глава 30 знакомит с технологией OLAP, а также с созданием и применением сводных таблиц на основе данных кубов OLAP. Вы воспользуетесь мастером куба OLAP для создания и использования кубов OLAP для быстрого доступа к данным и их анализа. В главе 32 обсуждаются вопросы создания и редактирования макросов. Последняя глава посвящена возможностям новых средств организации Web-запросов для получения данных из Internet.
Возможные проблемы
В конце большинства глав вы найдете раздел "Возможные проблемы", в котором рассматривается решение (или избежание) проблем, возникающих при работе с Excel 2002.
Excel на практике
В конце большинства глав в разделе "Excel на практике" приводятся примеры использования описанных средств и возможностей для достижения большей функциональности, наглядности и эффективности использования рабочих листов. Такие примеры совместно с сопутствующими копиями экранов служат наглядными примерами использования теории в практической работе с программой Excel.
Об авторах
Патрик Блатнер (Patrick Blattner) - автор книг Использование Microsoft Excel 2000. Специальное издание, Microsoft Excel 2000 in Practice и Special Edition Using Microsoft Word and Excel in Office 2000. Он также пишет об Excel в журнале PC Computing Magazine и часто выступает на эту же тему в телешоу Call for Help (Позвони за помощью) на телеканале ZDTV.
В вопросах обработки деловой информации Патрик остается ортодоксальным приверженцем Excel. Он постоянно выполняет подобные работы для многих известных компаний Америки. Будучи членом Академии интерактивных искусств и наук (The Academy of Interactive Arts and Sciences), несколько последних лет Патрик занимался разработкой интерактивных медиа-средств в компании Disney Interactive.
В данный момент Патрик Блаттнер отвечает за производство и разработку стратегий известной компании AOL Time Warner's CompuServe.
Соавторы
Билл Брунс (Bill Druns) - ветеран информационной эпохи. В течение шести лет был техническим редактором в издательстве Que, участвовал в подготовке не менее 75 книг, связанных с Internet, Web-технологиями, HTML и приложениями Microsoft Office. В настоящее время работает старшим финансовым офицером в банке Jacob Marlie Financial, Inc. (http://www.jacobmarlie/com), активно использующем Web-технологии. Кроме того, на общественных началах служит консультантом и советником третьего отделения (гамма-отделения) Совета Tau Kappa Epsilon университета Иллинойса. Он также является помощником директора финансового департамента медицинского колледжа университета Иллинойса. Ранее он вел курс компьютерного администрирования в школе искусств Нью-Йоркского университета. Билл получил степень бакалавра по телекоммуникациям и английской литературе в университете Индианы, магистра управления в Нью-Йоркском университете, а также сертификат инженера по Netware. Билл, его жена Дебби, дочь Марли и бородатый "дракон" Куки в настоящее время живут в Чемрейне, шт. Иллинойс. Вы можете написать ему по адресу: [email protected].
Кен Кук (Ken Cook) с 1989 года занимается собственным консалтинговым бизнесом в Нью-Джерси. Его фирма специализируется на разработке дополнений к Microsoft Office и на обучении работе с этим пакетом, а также на продаже программных средств автоматизации наиболее известным фирмам Америки. Он является автором учебников и составляет программы для курсов обучения клиентов фирмы. Прежде чем начать собственное дело, Кен пять лет проработал в Prince Manufacturing. Он закончил университет в Сиракузах, где получил степень бакалавра по маркетингу.
Джон Шумейт (John Shumate) - консультант по принятию решений в Anteon Corporation в г. Фиефакс, шт. Вирджиния. Получил степень бакалавра по управлению процессами обработки данных в колледже Страера в Вашингтоне и закончил курс программирования и системного анализа по сертифицированной программе "Информационные системы" в университете Джорджа Вашингтона. Имеет 18-летний опыт реализации и внедрения интеллектуальных систем в больших деловых компаниях и федеральных правительственных агентствах. Джон опубликовал более 30 научных статей по технологиям OLAP и хранению данных, и не только в журнале eWeek Magazine, где он уже долгое время работает внештатным редактором.
Технический редактор
Роберт Розенберг (Robert Rosenberg) владеет собственным консалтинговым бизне-сом (http://www.r-cor.com) и в течение последних 10 лет специализируется на углубленном обучении работе с пакетом Microsoft Office, а также на разработке программных решений для учебных, финансовых и юридических организаций. Как сертифицированный специалист по Microsoft Excel, часто отвечает на вопросы пользователей в группах новостей Internet от имени фирмы Microsoft.
Посвящения
Моим племянницам и племянникам
Благодарности
В работе над книгой принимала участие команда талантливейших людей, полностью посвятивших себя этому делу. Пользуясь случаем, я хочу лично поблагодарить каждого из них за тот неоценимый вклад, который они внесли в ее написание. Стефанию Мак-Комб (Stephanie McComb), сумевшую вовлечь меня в этот проект, Ника Гоетца (Nick Goetz) за замечательные человеческие и профессиональные качества, Роберта Розенберга (Robert Rosenberg) за многочисленные замечания и предложения, которые всегда помогали мне в трудную минуту, Кена Кука (Ken Cook) за повторное плодотворное сотрудничество, а также остальных членов команды Que, участвовавших в создании книги: Джулию Мак-Нейми, Тоню Симпсон, Шерри Грегори и Мэрибет Ичард (Julie McNamee, Tonya Simpson, Sharry Gregory, Maribeth Echard).
Также хочу поблагодарить работников издательства Que Роба Лински и Грега Уиганда (Robb Linsky, Greg Wiegand) за хорошее отношение и поддержку и, наконец, Джона Пирса (John Pierce) за постоянно оказываемую мне помощь.
