Использование Microsoft Office XP. Специальное издание

В Office XP компания Microsoft наконец-то сдержала свое давнее обещание максимально интегрировать все программы и утилиты, составляющие пакет Office: панели инструментов, области задач и другие элементы интерфейса теперь не только выглядят одинаково, они управляются одним и тем же программным кодом. Если вы научитесь управлять ими в одном приложении пакета, то сможете легко применить полученные навыки в другом.

Следует признать, что, как это ни печально для его разработчиков, Office имеет свои упущения и недоработки. Некоторые из его средств функционируют не так, как это анонсировалось, а отдельные элементы интерфейса несколь-ко неудобны, что не вызывает у пользователей ничего, кроме расстройства. Но наряду с недостатками Office обладает и целым рядом преимуществ: например, доработаны программы Word и Excel - самые ранние и популярные приложения пакета.

Чем больше вы узнаете об Office, тем больше удивляетесь его возможностям. Чего стоит только использование во всех приложениях своего языка программирования - Visual Basic for Application (VBA), позволяющего автоматизировать процедуры выполнения операций форматирования документов, внешний вид которых зависит только от вашей фантазии и от ничего больше. Office ХР также содержит удобные средства работы в Internet, которые поддерживают большинство признанных стандартов и спецификаций. С их помощью World Wide Web не будет казаться пользователям далекой и недоступной, как это было десять лет назад, на заре развития Internet.

Ознакомившись со всеми изменениями, проведенными компанией Microsoft над своим детищем, авторы посчитали, что нет необходимости полностью переписывать предыдущее издание книги Использование Office 2000. Специальное издание. Книга, которую вы держите в руках, переделана на основе предыдущего издания и содержит огромное количество нового материала. В ней в максимально удобном формате представлены только последние данные о программах Office XP.

Для кого предназначена эта книга

Если вам необходимо справочное пособие по Office XP, в котором находились бы краткие и полные ответы на все ваши вопросы, а также удобные ссылки на необходимый материал, то эта книга написана именно для вас.

Как и другие книги Издательского дома "Вильямс", эту книгу серии Использование... стоит рассматривать как полное пособие, рассчитанное на пользователей, работающих в сфере бизнеса, как профессионалов, так и начинающих. Предполагается, что читатели уже знакомы с основными методами работы в Windows и Web, а также с программами предыдущих пакетов Office. Несомненно, Office - это часть повседневной жизни многих читателей; именно для них и создана эта книга. Настоящее издание ориентировано не на "чайников", а на пользователей, которые в своей работе хотят добиться максимума производительности, используя для этого всевозможные средства Office. Доверьтесь этой книге: программные продукты Microsoft оснащены могучими инструментами и средствами взаимодействия приложений, полного описания которых вы не найдете даже в справочной системе Office ХР.

Все приведенные ниже инструкции и рекомендации предоставлены специа-листами высокого уровня, которые на протяжении многих лет работают с программами Office. В книге не умалчивается о недоработках в Office ХР и о возникновении конфликтов; все изложено именно так, как оно есть на самом деле - с реальными примерами и советами по устранению неполадок, а также ссылками на более полные источники.

Книга построена как последовательный справочник, в котором одна про-грамма описывается после другой. Рассматриваются возможности Office, которые не приведены ни в одном другом подобном пособии, - описание программ, советы о выполнении простых операций и горячие клавиши вы найдете в любой другой книге. Настоящая же книга позволяет быстро отыскать в ней ответ на возникший вопрос, выполнить текущую операцию и сразу же приступить к следующей задаче. Сегодня не существует ни одного аналогичного издания, энциклопедически полного и простого одновременно. Вы можете не согласиться, но более полного издания, содержащего описание всех программ Office XP, вам, пожалуй, не удастся найти.

Если вы используете Office практически каждый день, то эта книга станет полезной с самого первого дня после ее приобретения. С ее помощью вы всегда будете приходить домой вовремя, не засиживаясь долго на работе и решая очередную сложную задачу.

Как организована книга

Книга состоит из 8 частей. Каждой из программ Office XP посвящена отдельная часть. Перед тем как приступать к изучению возможностей отдельных приложений, настоятельно рекомендуется ознакомиться с общими методами работы во всех программах, приведенными в нескольких первых частях книги.

Часть I посвящена основным методам работы в приложениях Office ХР, включая настройку интерфейса. В этой части вы получите исчерпывающие рекомендации и инструкции по настройке диалогового окна сохранения документов, которое очень часто используется при работе с различными приложениями. С его помощью вы с легкостью представите необходимые файлы в соответствующих формате и папке. В этой части также рассказано о вспомогательных графических инструментах, таких как средства сканирования документов. О том, как удалить или изменить параметры раздражающего вас Помощника Office, - тоже в этой части, в главе 6.

Предыдущие версии Office включали неполноценные средства Web-дизайна. В отличие от своих старших братьев Office XP "до зубов" оснащен инструментами форматирования документов HTML. В главе 7 вы найдете полные инструкции о создании, изменении и размещении готовых Web-страниц, используя для этого исключительно средства Office и никакие другие.

Outlook 2002 - это усовершенствованная и улучшенная версия известного почтового клиента, по умолчанию используемого многими пользователями офисных приложений. Несмотря на немного загроможденный интерфейс, с ее помощью вы быстро выполните все необходимые задачи по управлению контактами, задачами, почтовыми сообщениями и напомните себе о предстоящих событиях. Часть II посвящена методам эффективного использования этого многогранного приложения, заслужившего доверие многих пользователей.

В части III речь пойдет о наиболее популярной программе из пакета Office - Word. В этой части описаны как методы настройки интерфейса программы (среди них новые, которыми вы даже никогда не будете пользоваться), так и методы создания и форматирования текстовых документов. Изучив ее, вы значительно повысите свой уровень знаний в этой области, а также научитесь автоматизировать процедуру создания стандартных документов.

Часть IV расскажет об инструментах программы Excel, предназначенной для создания электронных таблиц и диаграмм. Вы будете удивлены всеми возможностями этой программы, среди новых отметим добавление данных с помощью перетаскивания строк и столбцов непосредственно в область диаграммы. Внимательно ознакомьтесь с приведенными в книге примерами. В этой части вы познакомитесь с функциями Excel (которых теперь более 300) и узнаете, какие из них используются часто (и поэтому их следует запомнить), а какие вам вовсе не потребуются (поэтому не стоит на них тратить свое драгоценное время). Если вы в предыдущих версиях Excel привыкли работать со сводными таблицами (и диаграммами, построенными на их основе), то глава 27 написана именно для вас. Вне всякого сомнения, в ней вы найдете много нового и полезного. Кроме того, в этой части описаны методы создания защищенных рабочих листов и форм, используемых для ограничения доступа к данным со стороны ваших любопытных коллег.

Из всех программ Office именно PowerPoint - самое эффектное приложение. В части V описаны его инструменты и средства, а также приведены инструкции об их использовании. С помощью PowerPoint вы создадите практически любую презентацию, которую вам подскажет ваша фантазия, начиная с простой аудиенции и заканчивая сложным проектом, впоследствии размещаемым в Web.

Часть VI посвящена двум другим полноценным приложениям Office XP. Access - вот где сосредоточен весь творческий и производственный потенциал Microsoft. Начиная с главы 34, вы узнаете все об этой программе управления базами данных - научитесь создавать таблицы, формы, отчеты, а также использовать простые (и не совсем) запросы, с помощью которых проводится отбор и поиск данных. Дополнительно в этой части описаны методы автоматизации повседневных задач, выполняемых без привлечения средств программирования.

Приложение FrontPage уже заслужило внимание многих пользователей и по праву считается популярным и эффективным средством пакета Office XP. Оно пригодится как для новичков, так и профессионалов Web-дизайна. В Office XP приложение FrontPage интегрировано так же, как и все остальные программы, уже успевшие заслужить свое доверие у пользователей. Каждый уважающий себя разработчик просто обязан не полениться и уделить ему должное внимание. Детально о нем вы узнаете в главах 36 и 37.

Если макросы Word и Excel - это ваша среда обитания и вы уже знакомы с ними по предыдущим версиям Office, то часть VII повысит ваш уровень знаний о них. В ней также приведены концепции VBA и инструкции о создании пользовательской библиотеки макросов и мини-программ, использование которых значительно увеличит производительность приложений.

Независимо от того, устанавливаете вы Office на один компьютер или на не-сколько сотен, все необходимые инструкции о проведении этой процедуры вы найдете в приложении, приведенном в конце книги.

Об авторах

Эд Ботт (Ed Bott) за свою 15-летнюю карьеру журналиста написал много известных и популярных книг, ставших сегодня бестселлерами. Главный редактор журнала PC Computing, Эд освещает в нем каждый новый программный продукт Microsoft, начиная с новой версии Windows и заканчивая приложениями пакета Office. Если вы уже знакомы с книгами Эда (издавались в Que), то несомненно захотите приобрести еще одну. Он дважды получал главный приз Computer Press Award, а вместе с Вуди Леонардом (Woody Leonard) удостоился престижной награды Jesse H Neal Award за разработку и издание серии книг Windows SuperGuide, которой занимался, работая в PC Computing. Эд проживает в одном из немногих не тронутых цивилизацией уголков Аризонской пустыни вместе со своей женой и двумя избалованными толстыми котами.

Вуди Леонард (Woody Leonard) называет себя "знатоком Office", и это действительно так; 17 (или даже 18) книг, вышедшие под его редакцией, в основном посвящены программным продуктам пакета Office. Наибольшую популярность он приобрел благодаря выпуску еженедельной рубрики Woody's Office Watch (WOW), бесплатно рассылаемой по электронной почте и знакомящей читателей с последними программами Microsoft. Более полумиллиона пользователей подписались на WOW и другие рассылки Вуди, посвященные Windows, Palm и другим операционным средам (http://www.woodyswatch.com). Кроме всего прочего, он руководитель проекта Woody's Office POWER Pack - официального пакета расширений для Microsoft Office. Его книги неоднократно получали награду Computer Press Award, а написанные в соавторстве с Эдом - два раза удостаивались награды American Business Press Association. Он и его сын недавно покинули свое обиталище на одной из вершин гряды Колорадских гор и переехали на чудесный остров Фукет (Phuket) в Таиланде.

Благодарности

Спасибо Сюзан Дафрон (Susan Daffron), которая предоставила создателям книги файлы примеров. Команда программистов пакета WORP - Майк Кревен (Mike Craven), Клод Элмер (Claude Almer), Винс Чен (Vince Chen), Скотт Крюгер (Scott Krueger) и Эйлен Вармби (Eileen Wharmby) - заслужили отдельные благодарности за ценные советы и помощь на всех этапах реализации проекта. Активное участие в создании книги принимали читатели рассылки Woody's Office Watch, присылая исчерпывающие комментарии и вопросы, которые помогли подобрать необходимый материал для настоящей книги.

Специальные благодарности

Дугу Клиперту (Doug Klippert) - независимому консультанту, проживающему в Тахоме (штат Вашингтон). Он входит в состав групп MCSE и MOUS (Expert Microsoft Office Users Specialist), специализируясь на таких приложениях, как Word, Excel и PowerPoint. Изучать Word и Windows Дуг начал еще в далеком 1991 году, став сегодня настоящим экспертом в этих и многих других программах.

От издательства

Вас, читателя этой книги, мы считаем главным критиком и комментатором. Мы ценим ваше мнение и хотим знать, что сделано нами правильно, что можно сделать лучше и что, по вашему мнению, нам стоит еще издать. Нам интересны и любые другие ваши замечания в наш адрес.

Мы ждем ваших комментариев и надеемся на них. Вы можете прислать письмо электронной почтой или просто посетить наш Web-узел, оставив свои замечания; короче говоря, любым удобным способом дайте нам знать, нравится ли вам эта книга, выскажите ваше мнение о том, как сделать наши книги лучше и полезнее для вас.

Посылая письмо или сообщение, не забудьте указать название книги и ее авторов, а также ваш факс или номер телефона. Мы внимательно ознакомимся с вашим мнением и обязательно учтем его при отборе и подготовке к изданию последующих книг.